How to run a community event

确定目标、目标和受众

首先用这些方便的问题来定义你的目标:

• Who is the target audience? Are they IET members, potential members, the general public, 特定的利益集团或人口统计?
• Who will organise the event? 是有志愿者领导还是需要组织委员会?
• 你想邀请谁来做报告?
• What’s the best format?
• What’s your budget?
• What’s the best way to market the event?
• What will be the output?
• 举办活动的最佳时间是什么时候? 考虑一年中的时间(季节性和宗教节日)以及日期和时间.
• Where will you hold it?
• Why are you holding this event? What’s the purpose?
  
• How many people do you want to attend?

如果你正在为青年新萄新京十大正规网站人士(YPs)安排活动, 青年新萄新京十大正规网站人士委员会(YPC)整理了一本精彩的小册子，介绍如何吸引当地的青年新萄新京十大正规网站人士.

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Choose the right event format

你的活动风格取决于你希望从中得到什么. 您可能需要考虑一些更流行的社区事件格式, such as formal, semi-formal or social.

您可能会发现我们关于选择正确格式的指南很有用.

Whichever format you choose, 参加社区活动的代表通常有可能获得CPD小时.

如果您安排了CPD时间，您可能希望在当天提供证书. 您可以在下面下载可编辑的pdf.

Budget and keep an eye on costs

活动预算是规划所有收入和支出领域的好方法. 预算将确保活动的组织和执行是可行的. 我们的活动预算指南将带您完成这个过程.

我们还创建了一个活动预算模板，以帮助您的计划，可以在下面找到.

Choose the date and venue

When choosing a date, 尽量避免宗教和学校假期, 其他IET活动，甚至是竞争对手的活动，以确保你吸引到你想要的人. 你也应该给自己留至少三到六个月的时间 market your event 以确保人们知道它的发生，并可以安排来.

你的场地对你的活动的成功起着重要的作用. You should consider the location, the facilities, 在考虑潜在的选择时，要考虑空间要求和房间本身. 这里有一些问题，你可能想在预订之前问的场地. 

Invite speakers and gather content

尽早确定演讲者很重要，因为这意味着你可以与潜在的与会者分享整个计划. 通过捕捉重要的信息，比如说话人的名字, contact details, job title and biography, 您可以描绘出事件和预期内容的画面.

以下是你应该向演讲者提出的要求.

Register attendees

It’s important you keep track of your attendees – we recommend the Plus! 的活动工具，因为它提供了简单的在线注册和出席跟踪, 签到表和徽章和反馈请求表格. 知道有多少人来参加你的活动对你的社区未来的资金是至关重要的，所以你要确保你有一些东西来记录出席人数. If you’d like to be set up on Plus! for Events tool, speak to the communities team.

Market your event

建立它，他们就会来……好吧，并不总是. 你应该尽早告诉人们你的活动, 在约会临近的时候，你一定要把自己放在第一位. 您应该做的第一件事是在IET Events日历中输入您的事件, and read up on the best ways to market and promote your event.

Host your event

If your attendees enjoy themselves, 你的社区将蓬勃发展:我们关于如何举办活动的指导将帮助你的活动顺利进行.

如果你打算为促销目的拍摄照片, make sure you let your attendees know. You can use this sign.

任何可以识别个人的图像都需要事先获得许可. 打印一些同意书并随身携带是个好主意.

Post-event analysis and output

After the event, 您需要提交与会者的总人数, including the member/non-member split, within a week. 了解有关社区事件指标的更多信息.

充分利用活动的知识产权:

• Ask for feedback. If you’ve used Plus! for Events, 您可以通过在线门户直接发送请求, otherwise, 你可以给与会者发邮件询问他们的想法.
• 在你的社区页面上写一篇事后评论.
• 分享和评论事件镜头，并邀请您的社区成员贡献他们的经验.